Como preparar e conduzir reuniões produtivas e eficazes?

"Reuniões: não adianta odiá-las, mas melhorá-las!” Esta é a principal mensagem do livro ‘Reunião por Nocaute’. Segundo o autor, Patrick Lencioni, existe um paradoxo a respeito de reuniões. Ao mesmo tempo em que podem ser fundamentais, motivadoras, produtivas e divertidas, caso não sejam tomados certos cuidados também podem ser desagradáveis, frustrantemente longas e aparentemente inúteis. Então, onde está o problema?

Segundo Lencioni, é preciso quebrar a monotonia e a falta de estrutura conceitual. Sendo assim, é necessário investir na dramatização dos temas, de forma a “fisgar” as pessoas, tal como fazem os grandes cineastas. Ademais, existe uma tendência de se evitar conflitos, discutindo-se de tudo e decidindo pouco. O autor recomenda um tipo de reunião para cada situação e momento.

A Reunião de Relato Diário, por exemplo, deve ser uma conversa rápida para reportar as atividades. A Reunião Tática Semanal, por sua vez, é o melhor instrumento para a revisão do progresso dos projetos, devendo-se evitar o detalhamento de temas e questões estratégicas. Na Reunião Estratégica Mensal, os participantes deverão analisar, debater e tomar decisões, posto que essa reunião devem “servir como estacionamento oportuno para questões fundamentais”. Já a Reunião Trimestral fora do escritório deve promover uma reavaliação abrangente da estratégia e da própria equipe.

Em resumo, antes de começar mais uma reunião, atente para 6 questões fundamentais: defina o objetivo; prepare-se adequadamente; mantenha o controle da pauta e do tempo; seja decisivo quanto ao que deve ser feito; registre estas decisões; e faça um feedback.

(Imprensa-CGU)